1. Личный прием граждан на Приволжской железной дороге проводит начальник железной дороги, первые заместители начальника железной дороги, главный инженер и заместители начальника железной дороги (далее – руководство железной дороги), а также специалисты отдела инспекции, контроля и по работе с обращениями граждан службы управления делами железной дороги (далее – специалисты отдела), в должностные обязанности которых входит проведение личного приёма граждан.
2. Личный прием граждан руководством железной дороги проводится, как правило, в служебном помещении руководителя осуществляющего личный приём. Информация об установленных для приема руководством железной дороги днях и часах указывается при входе в их служебные помещения, а также размещается на официальном сайте Приволжской железной дороги.
3. Личный прием граждан специалистами отдела осуществляется в рабочее время, кроме выходных и праздничных дней.
4. Личный прием граждан может проводиться как в порядке очередности, так и по предварительной записи.
5. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
6. Специалисты отдела в беседе с гражданином, обратившимся с просьбой о личном приеме, выясняют причины его обращения, знакомятся с документами, имеющими отношение к этому обращению и принимают от него письменное заявление с изложением сути вопроса.
Если гражданин по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить суть своего обращения, ему оказывается в этом необходимая помощь.
Заявления о личном приеме могут также направляться в общественную приемную официального сайта железной дороги, по электронной почте в адрес руководства железной дороги, почтовым отправлением, факсимильной связью, в которых должны быть указаны контактные данные заявителя для оперативной связи с ним по вопросам организации личного приема.
7. В случае если на личном приеме гражданину в удовлетворении просьбы отказано, ему должна быть разъяснена причина отказа и порядок его обжалования.
8. В случае если в обращении гражданина содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию руководства железной дороги, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке следует обратиться и оказывается возможное содействие.
9. Если в обращении гражданина факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительного разбирательства, ответ с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая запись в журнале личного приема граждан.
10. Если на личном приеме гражданином в его обращении излагаются сведения о готовящемся преступлении, террористическом акте или другом правонарушении, специалисты отдела должны немедленно сообщить об этом факте заместителю начальника железной дороги по безопасности и режиму и в Приволжский региональный центр безопасности или переслать письменное обращение.
11. Заявление гражданина, обратившегося с просьбой о личном приеме, регистрируется специалистами отдела в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» и направляется на рассмотрение в установленном порядке. На заявлении проставляется штамп «Поступило на личном приёме».
12. Для рассмотрения поставленных гражданами вопросов на личный прием могут быть приглашены, при необходимости, специалисты соответствующих подразделений железной дороги, подразделений ОАО «РЖД» и ДЗО ОАО «РЖД», осуществляющих свою деятельность в границах железной дороги.
13. Запись граждан на личный прием начальником железной дороги проводится специалистами отдела на основании письменного заявления гражданина с учётом содержания его обращения и графика личного приёма граждан.
14. Личный прием граждан начальником железной дороги обеспечивают специалисты отдела, включая сбор материалов, необходимых для рассмотрения обращения.
Специалисты отдела вправе запрашивать от причастных подразделений железной дороги, подразделений ОАО «РЖД» и ДЗО ОАО «РЖД», осуществляющих свою деятельность в границах железной дороги, материалы, необходимые для подготовки предложений начальнику железной дороги по решению поставленных в обращениях вопросов.
15. Специалисты отдела заблаговременно оформляют пропуск для прохода граждан, записанных на прием к начальнику железной дороги, и сопровождают их к месту приема.
Оформление пропуска осуществляется согласно требованиям Инструкции об организации пропускного и внутриобъектового режимов в административном здании управления Приволжской железной дороги.
16. Начальник железной дороги во время нахождения в служебных поездках в территориальные управления железной дороги, в структурные подразделения железной дороги, подразделения ОАО «РЖД» и ДЗО ОАО «РЖД», расположенные в границах железной дороги, проводит личный прием граждан – сотрудников ОАО «РЖД».
Проведение личного приема граждан – сотрудников ОАО «РЖД» начальником железной дороги во время служебных поездок обеспечивает руководитель структурного подразделения железной дороги, подразделения ОАО «РЖД» и ДЗО ОАО «РЖД», расположенного в границах железной дороги, в котором проводится личный прием.
17. Личный прием граждан первыми заместителями начальника железной дороги, главным инженером железной дороги, заместителями начальника железной дороги проводится согласно утверждённому графику личного приема граждан.
Личный прием граждан первыми заместителями начальника железной дороги, главным инженером железной дороги, заместителями начальника железной дороги организовывают секретари заместителей начальника железной дороги, а заместителями начальника железной дороги по территориальным управлениям – инспекторы службы управления делами в территориальных управлениях железной дороги.
18. Учитывая интенсивный график работы руководства железной дороги, личный прием граждан начальником железной дороги, первыми заместителями начальника железной дороги, главным инженером железной дороги и заместителями начальника железной дороги может проводиться в другое согласованное время, отличное от утвержденного графика личного приема.
181. По результатам проведенного начальником (заместителями начальника) железной дороги личного приема подготовку ответа заявителю (кроме случаев, указанных в пункте 9 настоящего Порядка) осуществляет подразделение, которое в поручении начальника (заместителей начальника) железной дороги определено ответственным.
19. Личный прием граждан руководителями подразделений железной дороги проводится в дни и часы, установленные ими исходя из местных условий.